Priprema firme za sajam, manifestaciju ili lokalni događaj

Oni donose nove kontakte, preporuke, fotografije za društvene mreže, upite za saradnju i bolju prepoznatljivost u lokalnoj zajednici. Zato priprema ne treba da se svede na pakovanje robe u kutije i dolazak na štand. Potrebno je unapred razmišljati o opremi, naplati, izgledu prostora, promotivnim materijalima, komunikaciji sa posetiocima i praćenju rezultata posle događaja.

Prvo odredite šta želite da postignete tokom događaja

Pre nego što rezervišete izlagački prostor, važno je da znate osnovni cilj nastupa. Nije isto ukoliko na sajam ili događaj dolazite da prodajete proizvode, predstavite novu uslugu, pronađete partnere ili samo povećate vidljivost brenda. Cilj utiče na svaki detalj, od količine robe do izgleda štanda.

Ako je cilj prodaja, potrebno je pripremiti dovoljne zalihe prodajnih artikala, istaći jasne cene, kese, fiskalni uređaj i POS terminal ako postoji mogućnost kartičnog plaćanja. Ukoliko je cilj prikupljanje kontakata, treba imati obrazac za prijavu, QR kod ka sajtu, vizit karte, kataloge i jasnu ponudu za kasniji poziv ili poruku. 

Na kraju, ako je cilj samo promocija novog proizvoda, važno je da omogućite posetiocima da ga vide, probaju ili dobiju konkretno objašnjenje zašto im je koristan.

Spremite opremu za prodaju i naplatu na manifestaciji

Na sajmovima se radi brzo. Posetioci prilaze u talasima, naročito kada počinje program ili kada se završava neki nastup. U tom trenutku ne sme da se traži punjač, papir za račun, cenovnik ili šifra proizvoda. Sve mora biti spremno za brzu uslugu.

Osoblje koje se bavi prodajom treba da proveri fiskalnu kasu, stabilnu internet vezu, zalihe papira za račune, punjače, produžne kablove i da uvek ima spremno rezervno rešenje ako se uređaj isprazni.

U zavisnosti od toga šta i koliko prodajete razmislite i o modelu fiskalne kase koja će vam trebati. Nekome je dovoljna osnovna kasa, dok je drugima potrebna veza sa bar-kod čitačem, lakša promena cena ili brža štampa računa. 

Ukoliko često posećujete ili planirate da posećujete sajmove i manifestacije dobro je da imate posebnu kasu za tu namenu. Korisno je unapred proveriti modele, ali treba znati i da cena fiskalne kase zavisi od funkcija, načina rada, broja artikala koje podržava i dodatnih opcija.

Štand na sajmu mora da bude pregledan i lako uočljiv

Posetilac ne treba da pogađa čime se vaša firma bavi. Naziv firme, glavna ponuda i osnovne cene ili usluge treba da se vide odmah. Ako prodajete proizvode, najtraženije artikle stavite u prvi plan. Ukoliko nudite usluge, postavite fotografije radova, kratke opise paketa ili jasnu poruku šta rešavate kupcu.

Sa druge strane, štand ne treba da bude pretrpan. Bolje je imati manje proizvoda lepo raspoređenih nego mnogo stvari bez reda. Proizvode možete grupisati po nameni: pokloni, najprodavaniji artikli, novo u ponudi, proizvodi za decu, poslovni paketi, sezonska ponuda.

Ono što najviše želite da prodate treba da bude istaknuto u visini pogleda onih koji posećuju vaš štand. Ako je događaj napolju, razmislite o zaštiti od vetra, sunca i kiše. Stolnjak, tegovi, štipaljke i providne kutije mogu biti vrlo korisni.

Promotivni materijal sa jasnom svrhom

Flajeri, katalozi ili vizit karte služe tome da posetilac zapamti firmu i posle događaja. Zato ne treba štampati materijal bez jasne poruke. Na njemu treba da budu ime firme, kratko objašnjenje ponude, kontakt telefon, adresa sajta, društvene mreže i po mogućstvu QR kod.

Za promociju pred većim brojem ljudi veoma su korisni različiti štampani reklamni materijali, jer pomažu da brend ostane kod kupca i kada se štand zatvori. To mogu biti flajeri, katalozi, papirne kese, nalepnice, blokčići, olovke, kuponi, kartice lojalnosti, majice za osoblje ili mali pokloni uz kupovinu. Na primer, proizvođač domaće hrane može deliti kartice sa receptima, salon lepote vaučer za prvi tretman, a zanatska radionica mali katalog sa fotografijama radova.

Najbolje prolazi promo materijal koji ima jasnu vrednost za kupca – popust, korisna informacija, mini vodič, kalendar, kupon ili podsetnik. Ljudi lakše zadrže ono što im može biti od koristi.

Osoblje na štandu mora da zna kako da komunicira sa potencijalnim klijentima

Osoba koja predstavlja firmu treba da bude ljubazna, smirena i spremna da objasni ponudu bez previše komplikovanja. Nije dovoljno samo stajati iza stola. Potrebno je započeti razgovor, ali bez navaljivanja.

Dobar pristup je jednostavno pitanje: „Da li tražite nešto za sebe ili za poklon?“, „Da li ste već koristili ovakav proizvod?“ ili „Mogu li ukratko da vam objasnim kako funkcioniše?“ Takva pitanja otvaraju razgovor prirodnije od suvog nabrajanja ponude.

Pre događaja treba pripremiti odgovore na najčešća pitanja: koliko košta, koliko traje izrada, da li radite po porudžbini, da li šaljete robu, gde se nalazite, da li imate popust za veće količine i kako kupac može da vas kontaktira kasnije.

Vidljivost štanda počinje iz daljine

Na većim manifestacijama posetioci uglavnom ne vide odmah vaš štand, ali vide zastavu, baner, boje brenda ili visoki reklamni element. Zato treba iskoristiti prostor oko štanda. Roll-up baner, beach flag zastava, tabla sa logotipom ili zastava na jarbolu mogu pomoći da vas ljudi lakše pronađu.

Ovo je posebno važno ako se događaj održava na otvorenom, na trgu, u parku ili u sajamskom prostoru. Kada više izlagača ima slične štandove, vizuelno obeležavanje donosi veliku prednost. Ako se redovno pojavljujete na sajmovima i promocijama, a želite da vaš štand bude uočljiv iz daljine, pogledajte gde je najpovoljnija prodaja zastava i gde se mogu kupiti zastave različitih dimenzija i namena i modeli koji najbolje odgovaraju vašem biznisu. Dobro izabran model može se koristiti više puta: ispred štanda, lokala, tokom akcija ili kao deo stalnog vizuelnog identiteta. Na taj način zastava postaje dugoročno upotrebljiv element promocije.

Važno je da zastava ili baner ne budu pretrpani tekstom. Dovoljni su logo, naziv firme, kratka poruka i prepoznatljive boje. Sa udaljenosti se ne čitaju duga objašnjenja, već se pamti jasan vizuelni znak.

Dobra priprema za sajam ili lokalni događaj znači da firma zna šta želi, kako izgleda pred kupcima i kako koristi svaku priliku za kontakt. Kada su ti detalji usklađeni, svaki lokalni događaj može doneti nove kupce, bolje preporuke i jači položaj firme u zajednici.